O eSocial é um projeto do governo federal que vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados. Todos aguardam a publicação do manual de orientação para início da contagem do prazo de um ano, dentro do qual as empresas deverão fazer os ajustes de layout e testes. Mas o prazo pode ser insuficiente para a transição, alertam os consultores da IOB.
Que informações serão enviadas?
Entre as informações a serem enviadas por meio do eSocial estão o registro de empregados, concessão de férias, 13º salário, pagamento de remunerações e demais verbas não integrantes desta, estabilidades concedidas, afastamentos do trabalho, acidentes sofridos, recolhimento de contribuições previdenciárias, depósitos fundiários, retenções, exames médicos etc.
Em 2015, o eSocial substituirá diversos documentos, como Relação Anual de Informações Sociais (Rais); Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged); Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP); Registro do empregado em livros ou fichas de registro e, principalmente, a folha de pagamento dos empregados, que será gerada de forma eletrônica, através do eSocial.
Por onde começar?
Um passo inicial que as empresas precisam fazer no sentido de se adequar ao eSocial é a chamada qualificação cadastral, com a validação e eventual correção de dados como CPF e inscrição no PIS/PASEP de todos empregados.
Para isso, o mercado aguarda que o Governo disponibilize a nova ferramenta de verificação de tais dados, já que no site do eSocial a primeira versão encontra-se indisponível. Assim, as equipes de RH e TI das empresas precisam ter consciência de que há um trabalho a ser executado mas que ainda não pode ser feito, pois não se sabe quando o governo vai liberar o programa, e quantos são os empregados com falhas cadastrais.
Cronograma do eSocial
Fora a qualificação cadastral, são duas as etapas previstas no cronograma de implantação do eSocial, e que devem ser executadas a partir da publicação do Manual de Orientações do eSocial (ainda não ocorrida): a partir do sexto mês contado do mês de publicação do MOS, será disponibilizado ambiente de testes contemplando os Eventos Iniciais, Eventos Não Periódicos e Tabelas.
Com todos estes detalhes a serem pensados, dependendo do tamanho da organização, o prazo para a implantação do eSocial pode ser insuficiente, recomendamos que as empresas não aguardem até que o cronograma do Governo seja divulgado para iniciar a preparação.
Segundo a pesquisa conduzida pela IOB, 34,59% das empresas não elaboraram estratégias de adequação e aguardam cronograma definitivo do Governo. Uma das penalidades previstas para quem não se adequar ao eSocial será o veto à expedição da Certidão de Prova de Regularidade Fiscal perante a Fazenda Nacional e do Certificado de Regularidade do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (CRF).
Outro dado da pesquisa: 64,97% das empresas não atualizaram seu Sistema de Folha de
Pagamento para atender as exigências do Fisco. Nos últimos meses, o governo já divulgou diversos layouts do eSocial, acrescentando, a cada novo formato, mais campos de informações sobre os empregados a serem preenchidas pelo empregador.
De acordo com análises da IOB, estima-se que são mais de 168 informações por trabalhador, mensais ou geradas por situações eventuais. No caso de uma empresa com centenas de empregados, serão milhares de informações a serem geradas e transmitidas ao governo todos os meses. Por isso, é fundamental que, mesmo sem o layout definitivo, as empresas providenciem a atualização dos cadastros de seus empregados, e o que faltar poderá ser complementado posteriormente.